چگونه می توان اسپم را بدون از دست دادن ایمیل های مهم کاهش داد

نویسنده CatchTempMail · منتشر شده ۱۱ مرداد ۱۴۰۵

کنترل هرزنامه فقط در مورد مسدود کردن پیام های ناخواسته نیست.

همچنین در مورد دسترسی به ایمیل های مهم است.

اگر از یک آدرس برای همه چیز استفاده می کنید، آن آدرس به راحتی می تواند هرزنامه، ردیابی و در معرض نفوذ قرار گیرد. اگر از آدرس‌های یکبار مصرف برای همه چیز استفاده می‌کنید، ممکن است رسیدها، بازنشانی رمز عبور و اعلامیه‌های حساب را از دست بدهید.

روش بهتر این است که ایمیل را بر اساس هدف جدا کنید.

این راهنما نحوه کاهش هرزنامه را در عین حفظ دسترسی به پیام‌های مهم توضیح می‌دهد.

با مرتب کردن حساب ها بر اساس اهمیت شروع کنید

هر ثبت نامی سزاوار یک آدرس ایمیل نیست.

حساب ها را به سه گروه تقسیم کنید:

• مهم و بلند مدت
• مفید اما قابل تعویض
• یکبار مصرف یا یکبار مصرف

حساب های مهم شامل بانکداری، مراقبت های بهداشتی، دولت، محل کار، مدرسه، مدیران رمز عبور و خدمات پولی می باشد.

حساب‌های مفید اما قابل تعویض شامل خرید، خبرنامه، انجمن‌ها، سفر و اشتراک می‌شود.

حساب‌های یک‌بار مصرف شامل دانلودها، آزمایش‌های کوتاه مدت و وب‌سایت‌هایی است که فقط در حال ارزیابی آنها هستید.

کنترل هرزنامه با استفاده از آدرس مناسب برای هر گروه شروع می شود.

از آدرس ایمیل اصلی خود محافظت کنید

ایمیل اصلی شما باید به صورت انتخابی به اشتراک گذاشته شود.

استفاده از آن برای:

• ارتباط شخصی
• بازیابی حساب
• موسسات مالی
• خدمات دولتی
• بهداشت و درمان
• اشتغال
• آموزش و پرورش

از استفاده از آن برای دانلودهای تصادفی، مسابقات، صفحات کوپن، انجمن های ناآشنا، و سایت هایی که نیاز به ایمیل دارند، قبل از نمایش محتوای کم ارزش خودداری کنید.

هر چه مکان‌های کمتری آدرس اصلی شما را بدانند، مکان‌های کمتری می‌توانند از آن درز کنند یا از آن سوء استفاده کنند.

برای حساب هایی که می خواهید نگه دارید از نام مستعار استفاده کنید

نام مستعار ایمیل برای حساب های بلندمدت که نباید آدرس اصلی شما را دریافت کنند مفید هستند.

استفاده از نام مستعار برای:

• حساب های خرید
• خبرنامه هایی که می خوانید
• وب سایت های مسافرتی
• جوامع
• ابزار SaaS
• اشتراک ها
• برنامه های وفاداری

اگر هر سرویس یک نام مستعار منحصر به فرد دریافت می کند، می توانید یک آدرس پر سر و صدا را بدون تغییر صندوق ورودی واقعی خود غیرفعال کنید.

برای مبادله گسترده تر، به Email Aliases vs. Temporary Email مراجعه کنید.

از صندوق ورودی موقت برای تعاملات یک بار استفاده کنید

ایمیل موقت زمانی بهترین است که پیام های آینده ارزشی نداشته باشند.

موارد استفاده خوب عبارتند از:

• تأیید یک بار
• دانلودهای کم ارزش
• آزمایشات کوتاه نرم افزار
• تست حساب ها
• وب سایت هایی که هنوز به آنها اعتماد ندارید

مزیت آن ساده است: پیام های بعدی ناخواسته وارد صندوق پستی دائمی شما نمی شوند.

اگر صندوق ورودی منقضی شود، قابل قبول است زیرا قرار نبود رابطه ادامه پیدا کند.

مراقب پیوندهای لغو اشتراک باشید

برای شرکت های قانونی، لغو اشتراک پیوندها می تواند نامه های آینده را کاهش دهد.

برای پیام‌های مشکوک، کلیک کردن بر لغو اشتراک می‌تواند خطرناک باشد. ممکن است تأیید کند که آدرس فعال است یا شما را به یک صفحه فیشینگ بفرستد.

FTC guidance on unwanted email توصیه می کند از فیلترهای هرزنامه استفاده کنید و مراقب باشید که آدرس خود را در کجا به اشتراک می گذارید.

استفاده از لغو اشتراک زمانی که:

• فرستنده را می شناسید
• شما قبلا ثبت نام کرده اید
• دامنه قانونی است
• پیام تظاهر به فوریت یا تهدید نیست

علامت گذاری به عنوان هرزنامه یا فیشینگ زمانی که:

• فرستنده نامشخص است
• پیام تقلبی است
• مقصد پیوند مشکوک است
• ایمیل درخواست اعتبار یا پرداخت می کند

از فیلترهایی برای نامه هایی که هنوز به آن نیاز دارید استفاده کنید

فیلترها زمانی مفید هستند که فرستنده قانونی باشد اما پر سر و صدا باشد.

می‌توانید پیام‌ها را از طریق:

• فرستنده
• نام مستعار گیرنده
• الگوی موضوع
• دسته
• کلمات کلیدی

به عنوان مثال، رسیدها می توانند در صندوق ورودی باقی بمانند در حالی که تبلیغات به یک پوشه با اولویت پایین تر می روند.هشدارهای امنیتی، بازنشانی رمز عبور، اعلامیه‌های صورت‌حساب یا هشدارهای حساب را بیش از حد فیلتر نکنید.

کاهش هرزنامه نباید رویدادهای مهم حساب را پنهان کند.

نام مستعار را هنگامی که نویز می شوند غیرفعال کنید

یکی از مزایای نام مستعار، انتساب است.

اگر نام مستعار منحصر به فرد شروع به دریافت نامه های نامرتبط کند، می دانید که کدام رابطه آن آدرس را معرفی کرده است.

این ثابت نمی کند که شرکت آن را فروخته است. آدرس ممکن است از طریق یک فروشنده، نقض یا زنجیره حمل و نقل افشا شده باشد.

اما همچنان می توانید نام مستعار را غیرفعال کنید و در صورت نیاز یک نام جدید برای آن سرویس ایجاد کنید.

از پاسخ دادن از آدرس اصلی خود خودداری کنید

اگر به پیامی که به نام مستعار یا آدرس موقت از حساب واقعی خود ارسال شده است پاسخ دهید، ممکن است آدرس اصلی خود را فاش کنید.

قبل از پاسخ دادن، بررسی کنید:

• زمینه از
• نام قابل مشاهده
• امضاء
• متن نقل شده
• حساب انتخاب شده توسط برنامه ایمیل شما

برای ارتباط طولانی مدت، از یک سرویس مستعار که از پاسخ ها پشتیبانی می کند یا یک صندوق پستی بادوام جداگانه استفاده کنید.

صندوق‌های ورودی موقت معمولاً برای دریافت بهتر از مکالمه مداوم هستند.

برای پیوندها و پیکسل های ردیابی شده مراقب باشید

هرزنامه ها و پیام های بازاریابی اغلب حاوی ردیابی هستند.

مسدود کردن تصاویر می تواند ردیابی باز مبتنی بر پیکسل را کاهش دهد، اما پیوندهای ردیابی شده را متوقف نمی کند.

اگر روی یک پیوند منحصر به فرد کلیک کنید، فرستنده ممکن است کلیک را با آدرس یا نام مستعار شما مرتبط کند.

در How Email Tracking Pixels Work بیشتر بدانید.

برای رسیدهایی که ممکن است نیاز داشته باشید از ایمیل موقت استفاده نکنید

صندوق های ورودی موقت برای خرید وسوسه انگیز هستند زیرا تبلیغات را دور نگه می دارند.

اما خرید نیازهای آینده را ایجاد می کند:

• به روز رسانی های تحویل
• برچسب ها را برگردانید
• بازپرداخت
• پیام های گارانتی
• اطلاعیه ها را به یاد بیاورید
• پاسخ های پشتیبانی

برای خریدهای واقعی از نام مستعار استفاده کنید.

از ایمیل موقت برای مرور، کوپن های بدون خرید یا تعاملات کم ارزش استفاده کنید.

یک استراتژی آدرس عملی

از سه لایه استفاده کنید:

این استراتژی اسپم را بدون قربانی کردن بازیابی کاهش می دهد.

اگر هرزنامه قبلاً کنترل نشده است چه باید کرد

اگر صندوق ورودی اصلی شما پر شده است:

1. حساب را با رمز عبور منحصر به فرد و احراز هویت چند عاملی ایمن کنید.
2. فرستنده های مهم را جستجو کنید و برای آنها فیلتر ایجاد کنید.
3. لغو اشتراک از نامه انبوه قانونی.
4. ایمیل مشکوک را به عنوان هرزنامه یا فیشینگ علامت گذاری کنید.
5. ثبت نام های جدید را به نام های مستعار یا صندوق های ورودی موقت منتقل کنید.
6. اگر آدرس قبلی به شدت افشا شده است، یک آدرس اصلی جدید برای روابط مهم در نظر بگیرید.

تغییر آدرس ها نیاز به کار دارد، اما زمانی می تواند مفید باشد که یک آدرس قدیمی برای سال ها عمومی باشد.

نوع ایمیل ناخواسته را شناسایی کنید

همه ایمیل های ناخواسته را نباید به یک شکل مدیریت کرد.

آن را به دسته ها تفکیک کنید:

این مهم است زیرا پاسخ اشتباه می تواند مشکل را بدتر کند.

کلیک کردن بر لغو اشتراک در یک پیام جعلی می تواند شما را در معرض خطر بیشتری قرار دهد.

علامت گذاری یک فرستنده رسید قانونی به عنوان هرزنامه ممکن است رسیدهای آینده یا پاسخ های پشتیبانی را پنهان کند.

یک استراتژی آدرس خرید اختصاصی ایجاد کنید

خرید یکی از بزرگترین منابع درهم ریختگی صندوق ورودی است.

فروشگاه ها ممکن است ارسال کنند:* تایید سفارش

• به روز رسانی های تحویل
• برچسب ها را برگردانید
• بررسی درخواست ها
• کوپن
• تبلیغات فصلی
• پیام های وفاداری
• اطلاعیه های گارانتی

احتمالاً به برخی از آن پیام ها نیاز دارید، اما نه همه آنها.

برای خریدهای واقعی، از نام مستعار یا آدرس خرید بادوام استفاده کنید.

سپس فیلترهایی ایجاد کنید که با پیام‌های سفارش و ارسال متفاوت از تبلیغات رفتار می‌کنند.

برای مثال، می‌توانید هنگام هدایت کمپین‌های تخفیف به پوشه تبلیغات، به‌روزرسانی‌های تحویل را در صندوق ورودی نگه دارید.

از ایمیل موقت برای خریدهایی که در آن رسیدها، مرجوعی ها یا سوابق گارانتی مهم هستند استفاده نکنید.

از آدرس های جداگانه برای سطوح اعتماد جداگانه استفاده کنید

یک آدرس نمی تواند زمینه را بیان کند.

یک سیستم بهتر ممکن است استفاده کند:

• آدرس اصلی برای حساب های مهم
• نام مستعار برای هر حساب خرید
• نام مستعار برای هر خبرنامه ای که می خواهید
• صندوق ورودی موقت برای ثبت نام های یک بار مصرف ناشناخته
• آدرس محل کار فقط برای محل کار
• آدرس تماس عمومی برای وب سایت ها یا نمایه ها

این جداسازی باعث می‌شود که هنگام نمایش هرزنامه، پاسخ دادن آسان‌تر شود.

اگر آدرس تماس عمومی شما هرزنامه دریافت می کند، انتظار می رود.

اگر نام مستعار منحصربه‌فرد نامه‌های غیرمرتبط دریافت کند، می‌دانید که کدام رابطه را بررسی کنید.

فقط به فیلترها تکیه نکنید

فیلترها به مدیریت هرزنامه کمک می کنند، اما قرار گرفتن در معرض آدرس را کاهش نمی دهند.

اگر صدها وب‌سایت از قبل آدرس ایمیل اصلی شما را می‌دانند، فیلترها می‌توانند مشکل را از دید پنهان کنند، اما آدرس همچنان در گردش است.

فیلترها باید با:

• ثبت نام های کمتری با استفاده از آدرس اصلی شما
• نام مستعار برای حساب های بلند مدت
• صندوق ورودی موقت برای تعاملات یکبار مصرف
• بهداشت رمز عبور
• آگاهی از فیشینگ

هدف فقط یک صندوق ورودی تمیزتر نیست.

هدف وابستگی کمتر به یک شناسه در معرض دید است.

حساب های قدیمی را به صورت دوره ای مرور کنید

حساب‌های قدیمی اغلب سال‌ها پس از توقف استفاده از آن‌ها، ایمیل ارسال می‌کنند.

جستجوی دوره ای برای:

• پیام های خوش آمد گویی
• تاییدیه های حساب
• خبرنامه های قدیمی
• محاکمه های رها شده
• فروشگاه هایی که دیگر استفاده نمی کنید
• انجمن هایی که فراموش کرده اید

برای حساب‌هایی که نیاز ندارید، آن‌ها را در جایی که عملی است ببندید.

برای حساب‌هایی که ممکن است نیاز داشته باشید، آنها را به یک نام مستعار بادوام به‌روزرسانی کنید.

برای پیام‌هایی که ارزش دائمی ندارند، اگر فرستنده قانونی باشد، اشتراک خود را لغو کنید.

این پاکسازی می‌تواند نویز آینده را کاهش دهد و تعداد سازمان‌هایی که آدرس اصلی شما را ذخیره می‌کنند را کاهش دهد.

پس از نقض هرزنامه مراقب هرزنامه باشید

هرزنامه اغلب پس از نمایش یک آدرس در یک نقض افزایش می یابد.

پیام‌های جدید ممکن است به این موارد اشاره داشته باشند:

• رمز عبور قدیمی
• شرکتی که از آن استفاده کردید
• نام شما
• شماره تلفن شما
• یک خرید قدیمی

این شخصی‌سازی می‌تواند کلاهبرداری‌ها را معتبرتر جلوه دهد.

اگر هرزنامه به طور ناگهانی افزایش یافت، بررسی کنید که آیا آدرس در موارد نقض شناخته شده ظاهر می شود یا خیر و گذرواژه های استفاده مجدد را تغییر دهید.

برای طرح پاسخگویی به What to Do If Your Email Address Is in a Data Breach مراجعه کنید.

برای آزمایش سایت های ناآشنا از ایمیل موقت استفاده کنید

برخی از هرزنامه ها با کنجکاوی شروع می شوند.

شما برای یک ابزار ثبت نام می کنید، گزارشی را دانلود می کنید یا وارد یک مسابقه می شوید، سپس ایمیل های فرستنده را دائماً کشف می کنید.

ایمیل موقت قبل از ایجاد اعتماد مفید است.

اگر ارزش وب سایت ثابت شد، بعداً می توانید یک حساب کاربری بادوام با نام مستعار ایجاد کنید.

اگر اینطور نباشد، آدرس یکبار مصرف می‌تواند بدون وارد کردن صندوق ورودی اصلی شما به رابطه منقضی شود.

بازیابی حساب را قابل مشاهده نگه دارید

کاهش هرزنامه نباید امنیت حساب را پنهان کند.

مطمئن شوید که هنوز می توانید ببینید:

• پیام های بازنشانی رمز عبور
• هشدار ورود
• شکست در صورتحساب
• هشدارهای تقلب
• تمدید اشتراک
• پاسخ های پشتیبانی
• اعلامیه های بسته شدن حساب

اگر فیلترها این پیام‌ها را از دید خارج کنند، ممکن است چیزی مهم را از دست بدهید.قوانینی ایجاد کنید که نامه تبلیغاتی را از نامه امنیتی جدا می کند، نه اینکه با همه پیام های یک فرستنده یکسان رفتار کند.

با مسدود کردن تهاجمی مراقب باشید

مسدود کردن یک فرستنده می تواند مفید باشد، اما همچنین می تواند ارتباطات آینده را قطع کند.

قبل از مسدود کردن، بپرسید:

• آیا این فرستنده با حسابی که من هنوز از آن استفاده می کنم مرتبط است؟
• آیا می توانم به رسید یا پشتیبانی از این دامنه نیاز داشته باشم؟
• آیا آدرس تبلیغاتی جداگانه ای وجود دارد که بتوانم به جای آن آن را فیلتر کنم؟
• آیا غیرفعال کردن نام مستعار ایمن تر از مسدود کردن کل دامنه است؟

برای سرویس‌های مهم، تنظیمات حساب، تنظیمات برگزیده اعلان‌ها و فیلترها را به مسدود کردن گسترده ترجیح دهید.

طرح مهاجرت برای صندوق ورودی تمیزتر

اگر می خواهید در طولانی مدت اسپم را کاهش دهید، به تدریج مهاجرت کنید.

1. انتخاب کنید کدام آدرس اصلی باقی بماند.
2. ابتدا حساب های مهم را جابجا کنید.
3. نام مستعار برای خرید و اشتراک ایجاد کنید.
4. از ایمیل موقت برای ثبت نام های جدید کم ارزش استفاده کنید.
5. لغو اشتراک از خبرنامه های قانونی قدیمی.
6. فیشینگ و هرزنامه ناشناخته را گزارش کنید.
7. پس از چند هفته فیلترها را مرور کنید.

تلاش برای اصلاح همه چیز در یک روز می تواند ناامید کننده باشد.

رویکرد تدریجی قابل اعتمادتر است.

عادت هایی برای ثبت نام های جدید ایجاد کنید

جلوگیری از هرزنامه قبل از اشتراک‌گذاری آدرس آسان‌تر است.

قبل از ثبت نام، بپرسید:

• آیا به این وب سایت اعتماد دارم؟
• آیا بعداً به این حساب نیاز خواهم داشت؟
• آیا به رسید یا پشتیبانی نیاز دارم؟
• آیا ایمیل برای یک هدف واقعی مورد نیاز است؟
• آیا می توانم به جای آدرس اصلی خود از نام مستعار استفاده کنم؟
• آیا صندوق ورودی موقت کافی است؟

این فقط چند ثانیه طول می کشد، اما از بسیاری از پیام های بعدی جلوگیری می کند.

اگر سایت کم ارزش است، از ایمیل موقت استفاده کنید.

اگر حساب ممکن است مهم باشد، از نام مستعار استفاده کنید.

اگر رابطه ضروری است، از آدرس دائمی استفاده کنید که با دقت از آن محافظت می کنید.

خبرنامه ها را عمدی نگه دارید

خبرنامه ها همیشه اسپم نیستند.

برخی از آنها مفید هستند، اما زمانی که هر بارگیری، خرید و وبینار پیام تکراری دیگری اضافه می کند، مشکل ساز می شوند.

به طور دوره ای خبرنامه ها را مرور کنید و بپرسید:

• آیا من هنوز این را می خوانم؟
• آیا بیشتر از حد انتظار ارسال می شود؟
• آیا به حساب کاربری من نیاز دارد؟
• آیا نام مستعار مدیریت را آسان تر می کند؟
• آیا باید به یک پوشه جداگانه برود؟

اگر محتوا را می خواهید، آن را با نام مستعار یا فیلتر تحت کنترل داشته باشید.

اگر فقط به یک پیام نیاز داشتید، دفعه بعد از ایمیل موقت استفاده کنید.

از فرستندگان مهم در برابر اشتباهات پاکسازی محافظت کنید

هنگام تمیز کردن صندوق ورودی شلوغ، به راحتی می توان آن را به شدت حذف یا فیلتر کرد.

فهرست کوتاهی از فرستندگانی که باید قابل مشاهده باشند تهیه کنید:

• بانک ها
• خدمات دولتی
• پورتال های مراقبت های بهداشتی
• کارفرما یا مدرسه
• مدیر رمز عبور
• ثبت کننده دامنه
• ارائه دهنده ابر
• پردازشگر پرداخت

این پیام ها را در پوشه هایی که به ندرت بررسی می کنید هدایت نکنید.

کاهش هرزنامه باید صندوق ورودی را آرام‌تر کند، نه اینکه اعلامیه‌های مهم را پنهان کند.

نتیجه نهایی

امن ترین استراتژی هرزنامه یک ابزار نیست.

این جداسازی آدرس است.

از ایمیل اصلی خود برای روابط مهم، نام مستعار برای حساب هایی که می خواهید نگه دارید، و صندوق ورودی موقت برای تعاملات یکبار مصرف استفاده کنید.

Catch Temp Mail به لایه سوم کمک می کند: ثبت نام های یک بار مصرف و پیام های کم خطر که در صندوق ورودی دائمی شما تعلق ندارند.